Bei der Nutzung von IMAP liegt deine vollständige Mailkommunikation auf unserem Mailserver. Unser Mailserver speichert zudem Informationen zu allen eingehenden und ausgehenden Verbindungen in Protokolldateien. Unter all diesen (technischen) Daten befinden sich auch die Metadaten deiner Kommunikation: wer schreibt wann mit wem.
Deine Kommunikation bleibt gespeichert, solange du unseren Maildienst nutzt und E-Mails nicht durch dich oder dein Mailprogramm gelöscht wurden. Diese erwähnten Protokolldateien sind wichtig, um Probleme analysieren zu können und Spam oder Angriffe zu verhindern. Uns ist bewusst, dass es sich um sehr sensible Daten handelt, deshalb werden diese Informationen automatisch nach 24 Stunden gelöscht.
Du kannst dein Mailprogramm so einrichten, dass es das POP3-Protokoll benutzt. Dadurch werden die E-Mails bei jedem Abruf von unserem Mailserver gelöscht. Bist du auf den IMAP-Kontenzugriff und die Nutzung der Webmailoberflächen angewiesen, dann leere regelmäßig mindestens deinen Papierkorb und das Spamverzeichnis. Auch alte, nicht mehr benötigte E-Mails in anderen Ordnern solltest du regelmäßig löschen. Du kannst außerdem deine E-Mails mit GPG verschlüsseln.